(Chia sẻ của Alison Bremner trên Blog The Circle Way)

----

Tôi là một người điều phối trong môi trường doanh nghiệp. Khách hàng của tôi thường là các thành viên và cấp lãnh đạo có xuất thân là kỹ sư. Trong các chuyến retreat của công ty, họ chủ yếu chỉ tập trung bàn chuyện công việc. Hầu hết họ đều không quen bộc lộ cảm xúc, ít nhất là ở chốn công sở.

Sau khóa thực hành Phương pháp Vòng tròn The Circle Way vào mùa hè năm 2012 tại đảo Whidbey, lần đầu tiên tôi đưa mô hình này vào ứng dụng thực tế là với một ban lãnh đạo trong ngành dầu khí. Có 16 người đã tham gia kỳ dã ngoại lưu trú kéo dài ba ngày này. Chúng tôi áp dụng Bốn Thỏa Thuận kết hợp với hai trong số Ba Nguyên Tắc cốt lõi của The Circle Way. Tôi muốn giữ mọi thứ thật đơn giản và gói gọn tất cả trong một bản nguyên tắc chung duy nhất.

Lúc mới bắt đầu, chúng tôi tiến hành rất chậm rãi, dành hẳn một khoảng thời gian để cùng khám phá xem việc thực hành những Thỏa thuận này trong thực tế sẽ trông như thế nào. Xuyên suốt buổi hội thảo, tôi liên tục “check in” - hỏi thăm xem họ cảm thấy thế nào khi áp dụng chúng. Những lần "check-in" thường xuyên này đã giúp họ nâng cao sự phản tư và chủ động điều chỉnh hành vi của mình theo nhịp độ của chương trình.

Tôi đề nghị mọi người mang đến những vật biểu trưng cho thành tựu để đặt vào không gian trung tâm của Vòng tròn. Một trong những biểu tượng khiến tôi thấy ý nghĩa nhất đến từ một nhà lãnh đạo trẻ - anh ấy mang tới những loại trái cây. Anh ví von rằng trước đây cả nhóm chỉ như những loại quả tách rời (một quả chuối, một quả táo, một quả lê), giờ đây họ đã bắt đầu trộn lẫn vào nhau một chút (như món salad trái cây), và tầm nhìn của anh là mong cả đội sẽ thực sự hòa quyện thành một ly sinh tố!

Chúng tôi cũng áp dụng nhiều kỹ thuật khác, bao gồm “Open Space” (Không gian Mở) và một quy trình phản hồi chéo giữa các nhóm do chính tôi sáng tạo mang tên “Post-Box” (Hộp Thư).

Mỗi ngày, chúng tôi bắt đầu và kết thúc bằng cách ngồi lại thành Vòng tròn, và đã có những cuộc trò chuyện thực sự sâu sắc diễn ra tại đây. Cuối chương trình, chúng tôi đúc kết lại (check-out) theo đúng cách mà Ann và Christina đã hướng dẫn tại Aldermarsh. Tôi là người phát biểu cuối cùng và đã vô cùng xúc động trước những lời chia sẻ của từng thành viên. Họ đã mở lòng tới mức mà tôi chưa từng thấy trong suốt quá trình làm việc cùng nhau trước đây. Họ thổ lộ rằng đây là những cuộc đối thoại ý nghĩa nhất mà ban lãnh đạo từng có, giúp họ xây dựng một niềm tin vững chắc hơn.

Một vị lãnh đạo chia sẻ rằng anh dự định sẽ áp dụng Vòng tròn với chính đội ngũ của mình. Tôi thực sự vui mừng khi nghe điều đó. Chà... hiệu ứng gợn sóng (ripple effect) là đây chứ đâu.

—

Tuy nhiên, có một câu hỏi lớn vẫn đọng lại trong tôi: Liệu có nên chỉ có một người điều phối duy nhất khi vận hành Vòng tròn hay không?

Trong một phiên họp, một vị lãnh đạo đã phản ứng khá mạnh mẽ trước vài lời góp ý và trở nên xúc động đến mức không thể cất lời. Dù tôi rất quen với việc đối diện với mọi cung bậc cảm xúc, nhưng vào khoảnh khắc đó, giá như có một người "đồng điều phối" (co-facilitator) ở bên để ngồi lại và hỗ trợ anh ấy ngay trong giờ giải lao thì sẽ tốt biết mấy. Thực tế là một vị lãnh đạo khác trong nhóm đã chủ động đảm nhận vai trò đó trong lúc tôi lo chuẩn bị cho phiên Open Space tiếp theo. Mọi chuyện sau đó đã ổn thỏa, và cả nhóm rất tự hào vì họ có thể tự vực dậy sau sự cố. Tuy vậy, tôi vẫn ý thức được rằng, sẽ có những tình huống mà sự hiện diện của một chuyên gia điều phối thứ hai là vô cùng cần thiết.

Một tháng sau, chúng tôi có một buổi họp đánh giá vô cùng tích cực. Tôi lâng lâng vui sướng khi biết rằng, họ không chỉ bắt đầu đưa Vòng tròn vào các buổi họp lãnh đạo định kỳ, mà còn đặc biệt dành riêng một không gian trong tòa nhà văn phòng mới (đang thi công) chỉ để họp theo mô hình Vòng tròn, với cách bố trí nội thất hoàn toàn phù hợp! Tôi rất mong chờ được tận mắt thấy căn phòng đó. Trong buổi họp nội bộ đầu tiên sau khóa dã ngoại, vì quên mang theo vật nói (talking piece), họ đã nhanh trí dùng luôn một quả cam mà một thành viên mang vào phòng!

Chúng tôi cũng đã có một cuộc trao đổi rất hữu ích về cách họ (gồm giám đốc điều hành và hai nhà tài trợ của chương trình) đã xử lý "sự cố cảm xúc" hôm trước. Tôi hỏi họ rằng, nhìn lại thì liệu có tốt hơn không nếu có hai người cùng điều phối. Mặc dù thừa nhận rằng lúc đầu có chút khó khăn, nhưng họ lại trân trọng điểm sáng của sự việc: cả nhóm đã tự tay xử lý rất tốt và cùng nhau vượt qua. Quan điểm của họ là vẫn thích làm việc với một người điều phối duy nhất hơn. Thay vào đó, thông qua việc thấu hiểu nhóm, tôi có thể "chọn mặt gửi vàng", tìm ra những thành viên sẵn sàng bước ra hỗ trợ khi cần thiết.

Đó thực sự là một kết quả tuyệt vời cho đội ngũ ấy, và cá nhân tôi cũng không thể mong đợi một trải nghiệm hoàn mỹ hơn cho lần đầu tiên đưa Vòng tròn vào thực tế.

—

Nguồn bài viết: Alison Bremner, My first circle session in business, Blog The Circle Way

Chuyển ngữ: Tròn Lành Việt Nam

‍