Bài viết này được dựa trên tập podcast Người Tiếp Lửa với khách mời là anh Thanh Lâm. Trong tập này, anh Lâm chia sẻ lại hành trình 2 năm tìm hiểu và ứng dụng điều phối nói chung và Phương pháp Vòng tròn nói riêng. Anh Lâm kể một cách sống động những khoảnh khắc thử nghiệm những thành tố vòng tròn khác nhau trong doanh nghiệp, sự linh động trong cách giải thích và uyển chuyển trong ngôn ngữ giúp tinh thàn Vòng tròn có thể dễ dàng bắt rễ trong doanh nghiệp hơn ra sao. 

PHẦN 1: CƠ DUYÊN ĐẾN VỚI VÒNG TRÒN

Nam (host): Chào anh Lâm! Rất vui vì anh đã nhận lời tham gia chuỗi podcast "Người Tiếp Lửa". Nhiều người vẫn thường nghĩ Vòng tròn chỉ hợp với gia đình, cộng đồng hay các không gian chữa lành, còn mang vào doanh nghiệp — nơi đề cao con số và tốc độ — thì cực kỳ khó. Cơ duyên nào đã đưa anh đến với phương pháp này?

Anh Thanh Lâm: Chào Nam và các bạn thính giả. Lâm đến với Vòng tròn khá bất ngờ vào khoảng giữa năm 2022, đúng đợt làn sóng Covid-19 thứ hai. Lúc đó, Lâm tham gia một cộng đồng thực hành nhỏ và duy trì đều đặn suốt hơn 6 tháng.

Ở đó, Lâm trải nghiệm một không gian mà mình được nói lên tiếng nói cá nhân và được mọi người chú tâm lắng nghe. Trước đây, Lâm từng có trải nghiệm khá bức xúc ở công ty cũ khi người quản lý cứ bắt mình phải nghe theo ý họ. Lúc đó Lâm đã thẳng thắn nói: "Em đồng ý nghe và làm theo cách chị hướng dẫn, nhưng em tin mình được quyền tự do trong suy nghĩ". Và khi bước vào Vòng tròn, Lâm thực sự tìm thấy khái niệm "tự do trong suy nghĩ" đó. Mình được ngập ngừng, được bộc lộ con người thật mà không sợ bị phán xét hay giành giật câu từ.

Nam: Một người quản lý thông thường khi nghe đến việc "cho nhân viên tự do chia sẻ" chắc chắn sẽ có những e ngại. Anh có từng gặp phải sự hoài nghi này từ cấp trên không?

Anh Thanh Lâm: Có chứ. Khi Lâm bắt đầu học và muốn mang Vòng tròn vào tổ chức của mình, người quản lý trực tiếp đã hỏi Lâm một câu rất thực tế: "Lỡ đâu mọi người tự do chia sẻ rồi nói bậy, nói điều quá khích hoặc không đúng thì sao?".

Lúc đó Lâm đã chia sẻ với anh ấy rằng: Khi một người được trao quyền tự do và sự tin tưởng, họ sẽ tự động có ý thức chịu trách nhiệm về lời nói của mình để đóng góp vào sự lợi lạc chung (wellbeing) của nhóm. Hơn nữa, đây là một quá trình "thực hành" (practice). Nếu lỡ làm sai hay đi lệch hướng, chúng ta luôn có cơ hội ngồi lại để điều chỉnh cho thuần thục hơn. Khi nghe giải thích như vậy, anh ấy đã cởi mở chấp nhận và sau này trở thành một "nhà tài trợ" (sponsor) cực kỳ ủng hộ các tiến trình Lâm điều phối.

PHẦN 2: 3 CỘT MỐC ĐƯA VÒNG TRÒN VÀO DOANH NGHIỆP

Nam: Quá trình anh len lỏi mô thức giao tiếp mới này vào công ty đã diễn ra như thế nào? Anh có thể chia sẻ những cột mốc thực tế không?

Anh Thanh Lâm: Lâm có thể tóm gọn qua 3 trải nghiệm/cột mốc đáng nhớ thế này:

• Cột mốc 1 - Tiếng chuông và hòn đá 4 mặt: Ngay khi mới vào công ty mới, Lâm nhận đề bài hỗ trợ một đội ngũ đã học rất nhiều khóa học nhưng vẫn cảm thấy bị "vướng" và không thể bứt phá. Lâm quyết định đưa Vòng tròn vào buổi họp để họ tự nói ra khó khăn. Lâm dùng chuông xoay (tingsha) gõ hai tiếng và mượn của Nam một hòn đá có bốn mặt làm vật nói. Ban đầu mọi người rất tò mò về hòn đá. Còn tiếng chuông thì có tác động mạnh mẽ đến mức, sau này mọi người kể lại là dù trước đó đang đùa giỡn, tiếng chuông vang lên khiến họ thấy buổi họp rất nghiêm túc và lập tức cất "cục giỡn" đi để tập trung. Dù buổi đầu còn chút căng thẳng vì gò vào mô thức mới, nhưng nó đã mở ra một hướng đi tiềm năng.
  

• Cột mốc 2 - Bình thường hóa câu hỏi cảm xúc: Trong một cuộc họp khác, Lâm mở màn bằng câu hỏi: "Ngày hôm nay mọi người đang cảm thấy như thế nào?". Cả phòng lập tức cười ồ lên vì trước giờ vào họp là chỉ có cắm đầu vào việc, chưa ai hỏi cảm xúc bao giờ. Thậm chí có người hỏi vặn: "Nếu tôi thấy không khỏe thì sao?". Lâm trả lời rất đơn giản: "Nếu anh không khỏe thì anh nói anh không khỏe vậy thôi". Từ đó, Lâm bình thường hóa việc chia sẻ trạng thái thật của nhân sự trước khi làm việc.
  

• Cột mốc 3 - Nhóm dự án 3 người và văn hóa Lãnh đạo luân phiên: Lâm cùng hai bạn khác (một bạn phụ trách kỹ thuật, một bạn phụ trách ngôn ngữ) lập thành một nhóm chạy dự án kéo dài 1.5 năm. Trong nhóm này, tụi Lâm thực hành không ai làm sếp cả. Người lãnh đạo sẽ đứng lên khi cần. Ai giỏi và tự tin nhất ở mảng nào thì đứng lên dẫn dắt mảng đó (ví dụ bạn ngôn ngữ dịch thuật, Lâm thiết kế chương trình), khi xong việc thì bước xuống nhường vai trò cho người khác. Nhóm này hoạt động hiệu quả đến mức Giám đốc vận hành phải ngạc nhiên hỏi bí quyết thành công.

PHẦN 3: NGHỆ THUẬT XÂY MÓNG VÀ NUÔI DƯỠNG AN TOÀN TÂM LÝ

Nam: Trong nhóm dự án 3 người đó, làm sao để một thành viên mới tinh bước vào có thể hòa nhập ngay được với văn hóa "lãnh đạo luân phiên" này?

Anh Thanh Lâm: Đó là câu chuyện về việc "làm móng" cho đội ngũ. Khi bạn chuyên trách ngôn ngữ cũ nghỉ việc, một bạn mới vào thay. Ngày đầu tiên, bạn ấy là người hướng nội nên cảm thấy rất ngợp và chưa bắt nhịp được.

Trong buổi gặp đầu tiên, tụi Lâm quyết định không nói một chữ nào về công việc, dù dự án đang rất gấp. Lâm dành trọn buổi họp chỉ để hỏi và lắng nghe bạn ấy qua 3 câu hỏi:

1. Mình tham gia vào dự án này thì đang mong muốn điều gì?
2. Mình muốn nhóm mình sẽ làm việc với nhau như thế nào?
3. Nếu có những tình huống khó khăn hay xung đột xảy ra, chúng ta sẽ làm gì với nhau?

Chính việc dành thời gian lắng nghe một cách chân thành từ buổi đầu đã xây dựng nên một an toàn tâm lý (psychological safety) vững chắc. Về sau, bạn ấy cực kỳ thẳng thắn: chỗ nào không biết thì nói không biết, bối rối thì nói bối rối. Khi móng nhà đã vững, căn nhà có xây cao đến mấy cũng không sợ đổ.

Nam: Có những lúc công việc dồn dập, áp lực đè nặng, nhóm của anh đã xử lý những xung đột hay khủng hoảng cảm xúc thế nào?

Anh Thanh Lâm: Tụi Lâm có một sự tiến hóa rất tự nhiên. Giai đoạn đầu, nếu một bạn có bất ổn cảm xúc từ dự án khác mang vào, tụi Lâm sẵn sàng dành ra 1 tiếng đồng hồ trong buổi họp 1.5 tiếng chỉ để nghe bạn ấy chia sẻ và giải tỏa. 30 phút còn lại, khi năng lượng đã thông suốt, cả nhóm giải quyết công việc cực kỳ nhanh và hiệu quả.

Nhưng đến giai đoạn sau, khi chiến lược công ty thay đổi yêu cầu mọi thứ phải nhanh hơn, gấp hơn, nhóm quyết định nâng cấp nguyên tắc làm việc: Mọi người cần tự nhận biết và tự giải quyết cảm xúc của mình trước khi vào họp, hoặc nếu quá tải thì chủ động dời buổi họp chứ không mang năng lượng đó vào phòng họp nữa. Vì trước đó đã được lắng nghe đủ nhiều và có sự tin tưởng sâu sắc, nên khi bước lên nấc thang mới này, không ai cảm thấy bị hụt hẫng hay nghĩ rằng nhóm không quan tâm đến mình nữa.

PHẦN 4: SỰ PHỐI HỢP GIỮA VÒNG TRÒN & TAM GIÁC ĐỂ PHÁ VỠ "ĐỒNG THUẬN GIẢ TẠO"

Nam: Một bài học lớn mà em nghe được từ anh chính là sự linh hoạt giữa Vòng tròn (bình đẳng) và Tam giác (phân cấp). Anh có thể chia sẻ sâu hơn về tư duy này không?

Anh Thanh Lâm: Đúng vậy. Thời gian đầu mới thực hành, Lâm cũng có xu hướng "lý tưởng hóa" Vòng tròn, lúc nào cũng muốn ngồi lại bàn bạc. Nhưng trong doanh nghiệp, nếu cứ suốt ngày đi họp bàn mà không ra được quyết định thì sẽ cực kỳ tốn thời gian.

Lâm nhận ra: Vòng tròn có ưu điểm của nó, và Tam giác cũng có ưu điểm của nó. Chúng ta cần phối hợp cả hai:

• Có những phần cần sự tham gia, thảo luận rộng rãi của mọi người thì dùng Vòng tròn.
• Nhưng có những phần cần quyết định nhanh, dứt khoát thì phải dùng cấu trúc Tam giác để ra quyết định ngay. Có khi chỉ cần 2 bạn tự bàn, tự quyết rồi báo lại cho bạn thứ ba là xong.

Sự phối hợp này giúp phá vỡ trạng thái "Đồng thuận giả tạo" (Fake Harmony) trong doanh nghiệp. Trước đây trong các cuộc họp truyền thống (tam giác), sếp nói gì mọi người cũng gật đầu đồng ý, nhưng sau đó về phòng lại hành xử kiểu khác, thậm chí tìm cách chứng minh quyết định của sếp là sai. Khi đưa Vòng tròn vào để thảo luận bình đẳng trước, mọi người được tranh biện thẳng thắn. Khi đã đồng thuận rồi là đồng thuận thật, mọi người hiểu rõ định hướng để cùng hành động.

PHẦN 5: NGHỆ THUẬT "THU HOẠCH" (HARVESTING) TRONG DOANH NGHIỆP

Nam: Để doanh nghiệp chấp nhận Vòng tròn, họ cần nhìn thấy kết quả rõ ràng. Làm thế nào anh biến những cuộc trò chuyện tự do, bay bổng của Vòng tròn thành những logic, bằng chứng cụ thể để "báo cáo"?

Anh Thanh Lâm: Chìa khóa then chốt nằm ở Nghệ thuật Thu hoạch (Harvesting). Thu hoạch không cần phải là cái gì đó quá cầu kỳ, vẽ vời hoa lá. Tụi Lâm chỉ dùng một chiếc bảng trắng lớn.

Khi một người nói, một bạn khác sẽ làm nhiệm vụ ghi chép (take note) toàn bộ ý kiến lên bảng. Mọi người vô cùng ngạc nhiên vì trước đây họ chỉ lo nói và tranh cãi, không ai ghi lại. Khi tất cả hiển hiện trên mặt bảng, họ nhìn thấy một bức tranh tổng thể. Những ý kiến tưởng chừng là phản đối, cãi vã hóa ra lại là những góc nhìn rủi ro cực kỳ giá trị giúp cho quyết định cuối cùng trở nên logic, chặt chẽ và trọn vẹn hơn.

Điện thoại của Lâm vẫn còn lưu rất nhiều bức ảnh chụp những chiếc bảng chi chít chữ. Đến buổi họp sau, tụi Lâm lại chiếu tấm ảnh đó lên máy chiếu, chỗ nào đã giải quyết xong thì gạch đi, chỗ nào cần bàn tiếp thì viết thêm vào. Đó chính là cách Vòng tròn tạo ra giá trị thực tế cho doanh nghiệp.

PHẦN 6: LỜI GỬI GẮM CHO NHỮNG NGƯỜI ĐANG "BƠI NGƯỢC DÒNG"

Nam: Trước khi khép lại buổi trò chuyện ý nghĩa này, anh có lời khuyên nào muốn gửi gắm đến các anh chị em cũng đang khao khát mang Vòng tròn vào công sở của họ không?

Anh Thanh Lâm: Lâm hiểu hành trình này giống như việc mình đang "bơi ngược dòng". Bởi vì tổ chức họ đã có sẵn một mô thức thực hành lâu năm, và mình đang mang một thực hành mới để can thiệp vào.

Lời khuyên của Lâm là:

1. Đừng dùng từ "Vòng tròn" để tiếp thị (marketing): Trừ nhóm nhỏ 3 người, Lâm hầu như không dùng chữ "Vòng tròn" với các phòng ban khác vì người làm tập đoàn có tính logic rất cao, họ sẽ vặn hỏi định nghĩa mất rất nhiều thời gian. Lâm chỉ âm thầm mang các thành tố của nó vào (như đặt câu hỏi check-in, dùng bảng thu hoạch, rèn luyện 3 thực hành). Cứ làm cho thành công đi đã, khi họ trầm trồ hỏi bí quyết, mình mới quay lại nói: "Đây là phương pháp Vòng tròn".
2. Bắt đầu từ việc nhỏ và tìm một Sponsor (Người ủng hộ): Hãy bắt đầu từ đội nhóm nhỏ của mình, hoặc một phòng ban có người quản lý tin tưởng và ủng hộ mình. Khi tạo ra kết quả thực tế, hãy dùng nó làm bằng chứng (showcase) để nhân rộng ra các bộ phận khác.

Chúc mọi người sẽ bước đi trên hành trình này với một sự tò mò, một niềm hân hoan và một tinh thần bền bỉ. Vì một nơi làm việc mà ở đó, yếu tố kết nối giữa con người với con người thực sự được tôn trọng và phát huy!

------

Thông tin khách mời: Nguyễn Thanh Lâm

Từ cuối năm 2020, Lâm bắt đầu tiếp cận với hình thức tổ chức các cuộc họp giải quyết vấn đề cho nhóm nhỏ thông qua phương pháp Học - Hành động (Action Learning) từ Học viện Học - Hành động Thế giới (WIAL). Với mong muốn hỗ trợ cho các đội nhóm có những cuộc họp hiệu quả, Lâm đã không ngừng thực hành và áp dụng vào những nội dung họp khác nhau tại doanh nghiệp. Sau mỗi phiên làm việc được triển khai, Lâm vẫn luôn chiêm nghiệm và trăn trở về việc tìm kiếm cách tiếp cận hiệu quả hơn. Điều này đã dẫn Lâm đến quá trình tìm hiểu những phương pháp điều phối thảo luận (process facilitation) để hỗ trợ cho những dạng cuộc họp có mức độ phức tạp khác nhau về tương tác trong nhóm, ra quyết định ...

Lâm đã từng điều phối thảo luận, đổi thoại cho các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau: Nông nghiệp (The Moshav Farm), Thương mại - Dịch vụ (GO!Hypermarket, ARISTON, RSquare, HomeCredit, SVTECH), Kiểm toán (PwC), Dịch vụ công (Trung tâm Truyền thông và Tổ chức sự kiện - ĐH HUFLIT), và Tổ chức phi lợi nhuận (Saigon Children’s Charity). Ngoài ra, Lâm đang giữ vai trò Trường đại diện tại Việt Nam của Hiệp hội Điều phối Quốc tế (International Association of Facilitators - IAF) 

‍