Nghệ thuật điều phối: Làm sao để khéo léo điều hướng những người “chiếm sóng’ quá nhiều?

Đã bao giờ bạn ở vị trí điều phối một buổi thảo luận, mồ hôi lấm tấm trên chán liếc nhìn kim đồng hồ trôi vù vù, còn một thành viên thì vẫn đang thao thao bất tuyệt chưa có dấu hiệu dừng lại? Lúc đó, nhìn xung quanh, bạn sẽ thấy mọi người bắt đầu ngáp dài, lướt điện thoại và thỉnh thoảng lại ném về phía bạn ánh mắt "cầu cứu": “Làm gì đi chứ điều phối viên ơi!”. Cái cảm giác tiến thoái lưỡng nan ấy thật khó tả: ngắt lời họ thì sợ thô lỗ, làm họ tổn thương; mà cứ im lặng chịu trận thì buổi họp coi như “bể” chắc, và chính bạn đang làm lãng phí thời gian của cả tập thể.

Năng lực lãnh đạo điều phối (Facilitative leadership) luôn đề cao chất lượng của buổi thảo luận, sự công bằng trong việc lên tiếng của mọi thành viên, và việc tạo ra những giá trị chung - đó có thể là sự thấu hiểu hoặc những cam kết đồng lòng. Vì vậy, điều hướng thảo luận trong những tình huống này chính là một kỹ năng cốt lõi mà bạn buộc phải làm chủ.

Vậy làm sao để "nhấn nút tạm dừng" mà vẫn giữ được sự tinh tế, tôn trọng cho tất cả mọi người? Mục tiêu của chúng ta không phải là "bịt miệng" ai cả, mà là khéo léo điều chỉnh dòng chảy để cuộc đối thoại trở nên cân bằng và công bằng hơn.

Hai Mặt Của Một Đồng Xu Giao Tiếp

Giao tiếp giữa người với người giống như hai mặt của một đồng xu: một mặt là bày tỏ, lên tiếng; mặt kia là đón nhận và lắng nghe.

Một người giao tiếp tốt là người biết tự mình cân bằng hai mặt này của đồng xu. Họ luôn biết cách "lắng nghe" các tín hiệu phản hồi khi họ phát biểu. Họ tự đo lường: Mình nói thế có dài quá không? Mình đã giải thích hay bảo vệ quan điểm của mình đủ thuyết phục chưa?

Đáng tiếc là nhiều người trong chúng ta lại thiếu đi kỹ năng giao tiếp tinh tế này và chưa từng được đào tạo bài bản. Vì vậy, việc điều phối và giúp các thành viên trong nhóm nhận ra cũng như phát triển kỹ năng này sẽ trở thành nhiệm vụ của bạn với tư cách là người điều phối cuộc họp mặt.

Hãy nhớ rằng: Hầu hết mọi người (dù là người nói nhiều hay bất kỳ ai trong chúng ta) đều muốn có một sự xác nhận rằng: Mình đang được lắng nghe và thấu hiểu.

Tuy nhiên, cái khó ở đây là: người nói nhiều thường quá cuốn vào chủ đề, cảm xúc đang dâng cao nên không nhận ra các tín hiệu xung quanh. Trong khi đó, người điều phối lại đang áp lực với việc quản lý tiến độ, dẫn đến việc thiếu tỉnh táo để thể hiện rằng mình đã nắm được những ý chính của họ.

Một khi thông điệp phản hồi này được đưa ra và bên kia tiếp nhận được, người nói nhiều sẽ tự khắc thả lỏng, sẵn sàng dừng lại và nhường sân khấu cho người khác.

Gợi Ý 3 Cách Tiếp Cận Để Khéo Léo "Khoá Vòi Nước"

Khi áp dụng những cách tiếp cận dưới đây, bạn sẽ trở nên thuần thục hơn trong việc "khóa vòi nước" đang tuôn trào, quản lý được tiến trình đối thoại, đồng thời thúc đẩy việc lắng nghe, đón nhận và hoàn tất vòng lặp phản hồi.

1. Giúp họ cô đọng lại ý tưởng

Nhiều người nói dông dài chỉ vì chính họ cũng chưa định hình rõ mình thực sự muốn nói gì. Áp lực phải tìm ra cái kết khiến họ càng nói càng dài.

Cách xử lý: Hãy ra hiệu một khoảng dừng bằng cách hướng lòng bàn tay thẳng về phía họ một cách quyết đoán nhưng không hề mang tính đe dọa. Hãy đề nghị họ tóm gọn lại ý cốt lõi bằng một câu chốt, có thể là một câu khẳng định hoặc một câu hỏi để mọi người cùng thảo luận. Điều này giúp cả phòng hiểu được điều gì là quan trọng nhất với họ. Sau đó, chân thành ghi nhận giá trị trong lời phát biểu của họ, rồi xin phép được tóm tắt lại những gì bạn vừa nghe, hỏi họ: "Mình tóm tắt như vậy đã đúng ý bạn chưa?". Hãy giữ họ ở phao cứu sinh này để chốt lại vấn đề, giúp họ cảm thấy thỏa mãn trước khi bạn chuyển sự chú ý sang những người khác.

2. Sử dụng kỹ thuật "cầu nối và chuyển hướng"

Đây là cách khéo léo để ghi nhận người nói mà vẫn mở rộng được phạm vi thảo luận. Bạn có thể nói: "Mình rất trân trọng ý tưởng của bạn về chủ đề đó. Nó gợi cho mình nghĩ đến mục tiêu chung của chúng ta là [...]. Vậy mọi người trong nhóm thấy sao về góc nhìn này, hoặc có ai có ý tưởng nào khác không nhỉ?". Bằng cách này, bạn biến chia sẻ của họ thành một chiếc cầu nối để mời thêm nhiều người khác cùng lên tiếng.

3. Thiết lập agenda rõ ràng và làm rõ "luật chơi"

Một agenda (chương trình họp) chi tiết với các chủ đề và khung thời gian cụ thể chính sẽ là chiếc la bàn giúp mọi người đi đúng hướng, biết rõ điều gì sẽ được thảo luận và điều gì không. Ngay từ khi bắt đầu, hãy chủ động thiết lập tông giọng cho buổi họp bằng cách chia sẻ thẳng thắn rằng bạn sẽ ưu tiên giữ cuộc thảo luận đi đúng lộ trình và thời gian.

Khi mọi người đã nắm trước tinh thần này, họ sẽ có ý thức hơn về thời lượng phát biểu của mình, và nếu tình thế bắt buộc bạn phải bước vào để điều hướng, việc ngắt lời sẽ trở nên tự nhiên và ít gượng gạo hơn rất nhiều.

Đôi khi, người nói nhiều không nhận ra hành vi của họ đang ảnh hưởng đến người khác. Bạn có thể nhắc lại các nguyên tắc chung được đồng thuận từ đầu buổi họp một cách nhẹ nhàng.

Ví dụ: "Mình muốn nhắc lại một chút về thoả thuận của chúng ta hôm nay là tạo điều kiện cho tất cả mọi người cùng chia sẻ. Để đảm bảo mọi người đều có cơ hội, mình sẽ chủ động mời những ai chưa lên tiếng nhé."

Khi biến nó thành một "luật chơi" công bằng, mọi người sẽ dễ dàng tiếp nhận và cảm thấy an toàn hơn khi tham gia.

Thay Đổi Tư Duy Của Người Điều Phối

Hãy luôn khắc cốt ghi tâm rằng: Mọi sự can thiệp của bạn đều nhằm mục đích bảo vệ giá trị của sự công bằng và giao tiếp minh bạch. Bạn không hề có ý định "nắn chỉnh" hay biến thành viên đó thành "kẻ xấu"; thay vào đó, bạn đang tạo ra những điều kiện tốt hơn để họ thực sự được lắng nghe và tôn trọng.

Những tình huống này là tấm gương phản chiếu giúp bạn nhìn nhận và mài sắc các giá trị cốt lõi của chính mình về sự công bằng, đồng thời nhận ra những định kiến vô thức đang trỗi dậy trong bạn. Bạn càng giữ được sự trung lập và không phán xét, phản ứng của bạn càng bao dung và mang tính gắn kết cao. Nhờ đó, bạn sẽ có nhiều năng lượng và tâm trí hơn để tạo ra nhiều không gian hơn cho mỗi cá nhân được cất tiếng nói và được lắng nghe.

Hy vọng những chia sẻ này sẽ là "vũ khí bí mật" giúp bạn tự tin hơn trong các lần thảo luận tới. Bạn đã thử áp dụng cách nào trong số này chưa, hay bạn còn "tuyệt chiêu" nào khác muốn chia sẻ cùng chúng mình không?