circle
Phát triển tổ chức

4 cấp độ trò chuyện mà lãnh đạo đội nhóm nào cũng cần biết

Phương Bùi
October 9, 2024
7 phút
Nghệ thuật của sự lãnh đạo là tạo điều kiện thuận lợi cho những dịch chuyển từ một trạng thái giao tiếp này sang trạng thái khác, tùy thuộc vào điều gì cần thiết trong một bối cảnh cụ thể.

Trong hành trình nghiên cứu các đội nhóm, tổ chức hoạt động, TS. Otto Scharmer nhận ra 2 điều trong việc các thành viên trong một nhóm trò chuyện và giao tiếp với nhau:

1. Conversation happens in fields - Giao tiếp và trò chuyện xảy ra ở các mức độ.

Có nghĩa là giao tiếp trong các nhóm có khuynh hướng đi theo những khuôn mẫu nhất định và những khuôn mẫu đó ít khi thay đổi. Ví dụ, mọi người trong cùng một team cố gắng lịch sự với nhau để làm hài lòng sếp. Hoặc mọi người sẽ cùng tranh luận nảy lửa vớinhau hoặc, mọi người sẽ cùng tương tác theo hướng đối thoại, suy ngẫm, phản tư (reflective conversation mode).

Trong một nhóm, các thành viên dường như sẽ không có các pattern tương tác khác nhau. Các thành viên thường có hành vi giao tiếp dựa trên điều gì đó xảy ra trong nhóm đang tương tác. Nhưng một nhóm có thể dịch chuyển từ trạng thái này sang trạng thái kia, nếu ta để ý tới sự chuyển dịch đó.

2. There are only avery finite number of generic fields - Có một nhóm giới hạn của những khuôn mẫu giao tiếp và trò chuyện.

Có một nhóm giới hạn của những phẩm chất mà một cuộc hội thoại có thể tạo ra trong một bối cảnh xã hội. Bốn trạng thái hay chất lượng khác nhau của một cuộc hội thoại mà TS. Otto quan sát được mô tả trong hình.

Co-Active Coaching meets Theory U - SAP Community
Ảnh 4 cấp độ lắng nghe tương ứng với 4 cấp độ trò chuyện từ Presencing Institute.

Đọc bài viết về 4 cấp độ lắng nghe tương ứng với 4 cấp độ trò chuyện và giao tiếp

Cấp độ 1: Downloading - Tải xuống - Nói chuyện một cách lịch sự

Giống như ở lớp học, học sinh học cách trả lời điều thầy cô giáo muốn nghe. Hay giống ở tổ chức, nhân viên chỉ đưa ra những góp ý tích cực hay nói những điều mà sếp muốn nghe.

Vấn đề là với cách trò chuyện này, dưới góc nhìn tổ chức học tập (organizational learning), đây là kiểu dysfunctional - có khuynh hướng tạo ra hành vi sai lệch. Nó ngăn cản các đội nhóm trao đổi điều thực sự diễn ra. Họ chỉ nói về những điều thực sự quan trọng ở nơi nào khác như bãi đậu xe, trên đường về nhà,... Nhưng tại công sở, trong các buổi họp, mọi người chỉ trao đổi những lời nhận xét lịch sự với nhau.

Cấp độ 2: Debate - Tranh luận - Trò chuyện một cách cứng rắn

Ở cấp độ này, người tham gia sẽ nói điều họ nghĩ hơn là nói điều người khác muốn nghe.

Người ta mang vào cuộc trò chuyện quan điểm nào đó khác biệt so với những người nói trước đó. Cách trò chuyện này là nơi mọi người mang tất cả những góc nhìn khác nhau để đặt lên bàn.

Nhưng giới hạn của cấp độ này là mọi người không thể vượt qua quan điểm của họ. Tưởng tượng như là quan điểm giống như chiếc áo khoác. Ở cấp độ này, bạn là chiếc áo khoác. Và nếu ai đó tấn công hoặc chỉ trích quan điểm của bạn, thì bạn có thể rơi vào tình trạng phòng thủ và có xu hướng muốn bảo vệ quan điểm của mình, tranh luận với người kia vì sao họ sai, và vì sao quan điểm của bạn lại tốt hơn cả.

No photo description available.
Các cuộc trò chuyện,tụ họp, tập huấn của Mạng lưới Tròn Lành Việt Nam sử dụng phương pháp Vòng tròn nuôi dưỡng văn hóa đối thoại an toàn, kết nôi & đồng kiến tạo trong đội nhóm, trong tập thể.

Cấp độ 3: Dialogue - Đối thoại

Ở cấp độ này, bạn bước vào trong cuộc trò chuyện và nhận ra rằng bạn là một phần của nhóm, của hệ thống. Bạn nhìn bản thân mình như là 1 phần của cái toàn thể. Hành vi của người trò chuyện ở cấp độ 3, chuyển từ thiên hướng bảo vệ quan điểm của mình, sang tò mò về quan điểm của người khác.

Trong cuộc trò chuyện có thể bạn và người kia có những quan điểm khác nhau. Thay vì thuyết phục người kia tin quan điểm của bạn, bạn sẽ hỏi người kia những câu hỏi chân thật. Ví dụ như Điều gì khiến bạn nghĩ khác vậy?

Những câu hỏi chính là chỉ dấu quan trọng của cuộc trò chuyện ở cấp độ 3.

Nếu quan điểm là chiếc áo khoác, bạn có thể cởi nó ra, treo vào một chỗ nào đó. Bạn có thể tự do đi xung quanh, và nhìn vào vấn đề mà cả nhóm đang đối mặt từ góc nhìn của các bên khác nhau trong cuộc. Đây là cách mở rộng góc nhìn, bắt đầu nhìn một vấn đề ở nhiều phương diện hơn, trân trọng góc nhìn khác biệt từ những góc khác nhau và từ những trải nghiệm khác nhau. Và rồi, tới cuối cùng, khi trở lại với cái áo khoác, với chính quan điểm ban đầu của bạn, xem bạn có muốn mặc lại cái áo này không.

Bây giờ, quan điểm của bạn được hình thành bởi việc mở rộng và đào sâu vào đa dạng các góc nhìn. Bạn nhận thức rằng quyết định bạn đưa ra sẽ ảnh hưởng tới trải nghiệm của các bên liên quan khác.

Theo TS. Otto, 50% của việc quản trị sự thay đổi (Change management) đến từ sự chuyển dịch từ cấp độ trò chuyện số 2 sang cấp độ số 3. Đó là việc chuyển từ nhận thức: Tôi là chiếc áo khoác sang Tôi có 1 chiếc áo khoác, đó là chuyển dịch từ Tranh luận sang Đối thoại.

Đây là 1 bước chuyển dịch lớn, khi chúng ta đối mặt với các vấn đề, thay vì phàn nàn và đổ lỗi cho những người xung quanh, cho các phòng ban, tổ chức hay các đối tác liên quan,chúng ta sẽ bắt đầu nhìn hệ thống như là một tập hợp của rất nhiều nhân tố,trong đó có chính mình. Tôi là một phần của hệ thống. Và tôi thấy rằng tôi đang góp phần vào các vấn đề của hệ thống này ra sao, nhưng không chỉ vậy, tôi còn có thể đóng góp vào giải pháp mà cả hệ thống có thể cùng tạo ra trong tương lai.

Đây là việc chuyển dịch trong mindset, là trái tim của tất cả lĩnh vực quản trị thay đổi và thay đổi văn hóa trong hệ thống lớn ngày nay.

May be an image of 9 people
Vòng tròn trò chuyện với nhiều khởi sinh tại sự kiện Playdate. Nhiều ý tưởng đóng góp bởi các bạntham gia về các sản phẩm bộ thẻ tiếp theo và ứng dụng của sản phẩm với các nhóm khách hàng hỗ trợ team Tròn Lành Play trong quá trình thiết kế và sản xuất

Cấp độ 4: Collective Creativity - Sáng tạo tập thể.

Ở cấp độ này, cuộc trò chuyện thường kết nối với khoảnh khắc tĩnh lặng, với sự cảm nhận hiện tại của tập thể, khi đó chúng ta cảm nhận và nhận thức các khả năng của tương lai đang khởi sinh.

Là một nhóm, chúng ta sẽ bước vào trạng thái dòng chảy, vào trạng thái đồng sáng tạo, nơi mà ta không còn nói đây là ý tưởng của bạn, hay đây là ý tưởng của tôi, mà thông qua việc chúng ta tương tác với nhau, một thứ mới mẻ được sinh ra mà trước đây chưa từng có.

Đó là sự chuyển dịch cảm nhận về bản chất thật sự của chúng ta và kết nối sâu sắc hơn với cội nguồn của năng lượng sống, của sự hứng khởi.

DẤU HIỆU NHẬN BIẾT BẠN ĐANG Ở CẤP ĐỘ TRÒ CHUYỆN NÀO

Khi bạn bước ra khỏi 1 cuộc trò chuyện, mọi thứ bạn kỳ vọng nhìn thấy thực sự xảy ra. Đây là 1 dấu hiệu của việc bạn đang tải xuống. Bạn đang trong một cuộc trò chuyện mà không có gì mới xảy ra. Mọi thứ xảy ra khớp đúng vào framework cũ của bạn, khớp vào kỳ vọng cũ của bạn.

Khi bạn bước ra khỏi cuộc trò chuyện, bạn có thêm điều mới, thêm dữ liệu mới, thêm một số quan điểm mới mà trước đây bạn không có. Những quan điểm này thách thức một vài giả định của bạn. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn đã ở trong 1 cuộc tranh luận, một cuộc hội thoại mà kéo bạn tới một vài hiện thực mà bạn từng không ý thức được. Và những quan điểm này thực sự thách thức giả định của bạn. Đó là cấp độ 2.

Khi bạn bước ra khỏi cuộc trò chuyện, bạn không chỉ tiếp xúc với các dữ liệu mới thách thức giả định của bạn, mà bạn còn nhìn thấy các hiện thực thông qua lăng kính và góc nhìn củangười khác, thông qua con mắt của người khác, thông qua trải nghiệm của các stakeholder khác. Đó là chỉ dấu về cấp độ trò chuyện số 3.

Khi bạn bước ra khỏi cuộc trò chuyện, có 1 vài chỉ dấu cho bạn biết bạn và nhóm đang ở cấp độ 4:

  • Năng lượng của nhóm trò chuyện dâng cao hơn
  • Mức độ cảm hứng của mọi người trong nhóm dâng cao hơn.
  • Có cái gì đó được sinh ra mà trước đó chưa tồn tại trong cuộc trò chuyện lúc đầu. Đó có thể là 1 ý tưởng đột phá, một sự đổi mới sáng tạo. Thường nó giống như quá trình sinh sản một thứ mới, một điều gì đó ra đời nhờ thành quả của cuộc trò chuyện ở cấp độ 4.
  • (Đây là dấu hiệu chính) Khi bạn rời khỏi cuộc trò chuyện, bạn vẫn là con người cũ giống con người lúc mới bước vào cuộc trò chuyện thì bạn chưa ở trong cuộc trò chuyện cấp độ 4, bạn có thể vẫn ở cấp độ 1, 2 hoặc 3. Khi bạn bước ra khỏi cuộc trò chuyện, bạn đã khác so với con người trước đó. Bạn khác ở khía cạnh là bạn trở thành phiên bản chân thật hơn của chính mình. Bạn kết nối mật thiết hơn với bản thể chân thật của bạn, với con người mà bạn đang trở thành, với con người bạn có thể trở thành trong tương lai. Bạn kết nối với hành trình chân thật của bạn, với phiên bản đang khởi sinh (your emerging self) hơn là con người lúc bước vào cuộc trò chuyện được hình thành với những sự kiện trong quá khứ.

Theo TS. Otto Scharmer, các đội nhóm hiệu suất cao hiếm khi làm việc ở 1 cấp độ. Mà họ di chuyển giữa các cấp độ trò chuyện. Trong khi các đội nhóm hiệu suất thấp bị kẹt ở chỉ 1 hoặc 2 cấp độ.

Điều cần thiết là chúng ta nâng cao khả năng của mình để làm việc giữa các cấp độ trò chuyện khác nhau tùy theo hoàn cảnh và tình huống.

Nguồn tham khảo:

  • Lược dịch bài giảng của TS. Otto Scharmer từ khóa u-lab: Leading from the Emerging Future trên nền tảng MITx.
  • Cuốn sách Tinh hoa Thuyết U - tác giả TS. Otto Scharmer.

 

circle

Nhận bản tin hàng tháng và các tài nguyên hữu ích từ Tròn Lành