Tối qua con bạn bị ốm, bạn gần như thức trắng cả đêm. Trên đường đến công ty, xe của Hải bị đâm từ phía sau. Mai đang chạy nước rút để hoàn thành báo cáo trước 12 giờ trưa. Còn Khôi thì vừa nhận tin vợ mình có thai.

Trong một cuộc họp thông thường, chúng ta thường không biết gì về những chuyện như vậy - mặc dù đó lại là điều đang chiếm phần lớn tâm trí của mỗi người. Chúng ta có thể cùng ngồi bàn về chiến dịch quảng cáo mới, ngân sách tháng sau hay tiến độ một dự án nào đó, nhưng không ai thực sự biết chuyện gì đang xảy ra với những người còn lại trong phòng. Và khi những điều riêng tư đó không được thừa nhận, sự hiện diện thật sự giữa con người với con người cũng khó mà có được.

Trong bối cảnh các nhà quản lý ngày càng mất nhiều thời gian cho những cuộc họp kém hiệu quả, thì việc tạo ra một không gian giúp kết nối chân thật và tăng chất lượng trò chuyện đang trở nên cấp thiết. Một cách đơn giản nhưng đầy sức mạnh để làm điều đó là bắt đầu bằng một vòng “check-in” - một bước nhỏ giúp mọi người hiện diện trọn vẹn hơn.

Check-in là một lời mời để mỗi người nói ra điều đang hiện diện rõ nhất trong tâm trí mình. Câu hỏi đơn giản có thể là: “Lúc này điều gì đang chiếm sóng trong đầu bạn?”

Mục đích của bước check-in là để những mối bận tâm, cảm xúc hay điều đang chi phối được thừa nhận và đem ra ánh sáng, thay vì bị giấu kín. Khi không còn những điều “chưa nói thành lời”, mọi người sẽ dễ tập trung và hiện diện thực sự trong cuộc họp.

‍

Check-in là một lời mời để ta có mặt trọn vẹn không chỉ hiện diện bằng vai trò hay “câu chuyện chính thức” của mình, mà cả với những điều đang lởn vởn trong đầu. Nó cho phép mỗi người bước vào cuộc họp không chỉ bằng chức danh, mà bằng con người đầy đủ với những mối quan tâm thật sự của mình (Xem thêm Quy trình Check in ở ảnh)

Một phần không thể thiếu trong quá trình này là lắng nghe bằng sự thấu cảm (empathic listening).

Lắng nghe bằng sự thấu cảm nghĩa là giữ một thái độ mở, không phán xét, và đặt mình vào hoàn cảnh của người đang chia sẻ. Nó không chỉ là lắng nghe câu chữ, mà là lắng nghe bằng cả trái tim và tự hỏi chính mình:

• Điều gì trong tôi khiến tôi chú ý đến một số thứ và bỏ qua những điều khác?
• Liệu thái độ của tôi có đang lọc mất những cảm xúc và suy nghĩ nhất định không?
• Người kia đang diễn đạt sự thật của họ theo cách nào?
• Cách họ chia sẻ đang phản ánh mô hình tư duy hay hệ giá trị nào?
• Và phản ứng của tôi tiết lộ điều gì về mô hình tư duy của chính mình?

LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH CHECK IN

Bất cứ khi nào bước vào một cuộc họp, chúng ta đều mang theo những kỳ vọng: nội dung sẽ xoay quanh điều gì, ai sẽ nói gì, diễn biến sẽ thế nào… Những kỳ vọng đó vô thức tạo ra thiên kiến trong cách chúng ta lắng nghe, ta chỉ chú ý đến điều phù hợp với suy nghĩ của mình, và bỏ qua phần còn lại. Nếu không nhận ra và điều chỉnh, chúng ta sẽ rơi vào tình huống mà mỗi người chỉ đang nói chuyện và lắng nghe… theo phiên bản tưởng tượng của chính mình về người kia.

Khi đó, cuộc đối thoại chẳng khác gì một căn phòng đầy gương soi phản chiếu, nơi ai cũng chỉ đang tương tác với những kỳ vọng tự tạo của chính mình, thay vì với con người thật của nhau.

Chỉ khi chúng ta nói ra từ trái tim, ta mới có thể vượt qua những định kiến và khuôn mẫu mà người khác (và chính ta) gán lên bản thân mình. Và chỉ khi chúng ta lắng nghe mà không phán xét, cánh cửa mới thực sự mở ra cho sự thấu hiểu và đối thoại sâu sắc.

Quy trình check-in tạo ra không gian cho kiểu đối thoại đó bằng cách cho phép những bận tâm cá nhân được chia sẻ ngay từ đầu. Khi một điều gì đó được nói ra và được thừa nhận, nó ít chi phối tâm trí hơn, giúp ta dễ dàng tập trung hơn vào nội dung cuộc họp. Ngược lại, khi ta cố nén cảm xúc, tuy có thể đẩy chúng ra khỏi tầm mắt, nhưng lại vô tình để chúng vượt khỏi tầm kiểm soát. Việc nói ra không chỉ giúp nhẹ lòng, mà còn trao cho ta quyền lựa chọn: hoặc để nó lại một bên, hoặc cùng nhau xử lý rõ ràng. Và chính điều đó giúp ta có mặt thật sự, trong khoảnh khắc hiện tại.

Ví dụ, trong một buổi check-in, một thành viên chia sẻ rằng cô đang rất căng thẳng và cảm thấy những cam kết khác quan trọng hơn buổi họp này. Sau vòng check-in, cả nhóm cùng thảo luận: Liệu sự có mặt của cô ấy hôm nay có thực sự cần thiết không? Qua cuộc trò chuyện, cô hiểu rõ hơn lý do mình được mời và đã quyết định ở lại, dù nhóm đã mở lời rằng cô có thể rời đi nếu muốn.

Trong một buổi khác, vài người chia sẻ rằng họ không hiểu rõ mục đích của cuộc họp và lý do mình được mời. Sau vòng check-in, người chủ trì giải thích về mục tiêu cuộc họp, và cả nhóm cùng nhau đánh giá xem việc tiếp tục có hợp lý không. Họ đồng thuận rằng đang thiếu vài thành viên quan trọng, và quyết định dời cuộc họp đến khi những người đó có mặt. Sau này, người chủ trì chia sẻ: “Nếu không có vòng check-in, có lẽ chúng tôi đã lãng phí ba tiếng đồng hồ mà chẳng ai hiểu vì sao mình lại ngồi ở đó.”

Quy trình check-in cũng đặc biệt hữu ích với những người cảm thấy khó khăn khi nói trước nhóm. Nó mở ra một cơ hội để họ cất tiếng ngay từ đầu. Việc được lắng nghe sớm giúp giảm bớt căng thẳng và khiến họ thoải mái hơn khi tham gia về sau. Một người từng chia sẻ: “Khi bạn đã check-in, thì lần bạn phát biểu tiếp theo không còn là lần đầu nữa. Bạn đã phá băng rồi.”

Không gì khuyến khích con người chia sẻ hơn cảm giác rằng mình sẽ được lắng nghe bằng sự thấu cảm. Trong guồng quay tất bật của công việc, chúng ta hiếm khi dừng lại để tạo ra một không gian đón nhận nhau bằng sự trân trọng – nơi con người được thể hiện trọn vẹn. Và khi việc lắng nghe thấu cảm được gieo mầm từ bước check-in, nó có thể lan rộng vượt ra ngoài khung đầu cuộc họp. Khi mọi người đã biết cách lắng nghe nhau bằng trái tim, họ không thể quay lại kiểu họp hời hợt như trước kia nữa. Sự thấu cảm vẫn còn đó, kể cả khi họ tranh luận, đặt câu hỏi, và đưa ra quyết định cùng nhau.

Một quản lý sau khi áp dụng vòng check-in đã chia sẻ: anh ngỡ ngàng khi thấy có người bật khóc trong lúc chia sẻ. Sau buổi đó, anh nói: “Thật buồn khi nhận ra có quá nhiều đau khổ và áp lực đang tồn tại trong tổ chức. Điều buồn hơn là... chưa từng có ai hỏi họ một câu đơn giản: "Bạn thế nào rồi? Có gì đang khiến bạn nặng lòng?’”

Nỗi đau và áp lực không phải là chủ đề phổ biến trong các cuộc họp nhưng chúng luôn hiện diện. Và việc thừa nhận, lắng nghe chúng chính là bước đầu tiên của quá trình chữa lành – một nền tảng quan trọng để xây dựng nên một tổ chức học hỏi và phát triển bền vững.

CHECK OUT

Cuộc họp kết thúc. Bạn không hài lòng với kết quả. Mai thì bực vì cuộc họp kéo dài quá giờ — cô ấy sẽ không kịp hoàn thành báo cáo. Khôi thì chẳng thể tập trung vì vẫn đang nghĩ về việc vợ mình có thai. Mọi người vội vã rời đi để kịp cuộc họp tiếp theo, chỉ mong là nó sẽ “khá hơn” buổi vừa rồi.

Rồi sau đó, có thể ở chỗ máy pha cà phê hay lúc tan làm đi uống nước, họ mới bắt đầu nói ra suy nghĩ thật của mình. Và đôi khi… chính ở những nơi đó, những điều thật sự quan trọng mới được thổ lộ.

Câu hỏi đặt ra là: Làm sao để đưa được những phút giây phản tư và xử lý cảm xúc đó vào ngay trong cuộc họp, tại nơi mà tất cả mọi người đều có thể cùng được hưởng lợi từ nó?

Check-Out là một công cụ đơn giản nhưng rất giá trị để giúp cuộc họp khép lại một cách trọn vẹn.

Thông thường, khi cuộc họp sắp hết giờ, ai cũng chỉ chực chờ rời đi thật nhanh để kịp sang buổi họp kế tiếp. Gần như không ai có thời gian để dừng lại và suy ngẫm:

• Cuộc họp vừa rồi diễn ra như thế nào?
• Mọi người đã hiểu cùng một điều chưa?
• Những cam kết đã rõ ràng chưa?

Ngay cả khi trong agenda có chừa ra vài phút để “kết luận”, thì phần đó cũng thường chỉ là một lời tổng kết chung chung từ người chủ trì. Hầu như không có không gian cho từng người nói lên cảm nhận cá nhân, phản ánh điều gì hiệu quả, điều gì chưa, hoặc đơn giản là xem mình đang ở đâu sau cuộc họp đó.

Có thể vẫn còn những điểm chưa sáng tỏ, những thắc mắc chưa được giải quyết, hoặc đơn giản là… cần thêm một chút đối thoại.

Quy trình check-out cho phép mỗi người có cơ hội lên tiếng, được lắng nghe, được ghi nhận và đôi khi, cả được tán dương vì những đóng góp của mình. Họ có thể:

• Chia sẻ suy nghĩ về quá trình vừa trải qua
• Nêu cảm nhận về nội dung cuộc họp
• Đặt câu hỏi tiếp theo
• Hoặc đề xuất những cuộc trò chuyện sâu hơn ngoài giờ

Người bản địa châu Mỹ có một nguyên tắc rất đơn giản cho những vòng chia sẻ mở đầu và kết thúc (họ gọi đó là “council rounds” - vòng tròn hội ý): nói ngắn gọn, và nói từ trái tim.

Hãy thử tưởng tượng: nếu chúng ta dành chỉ một chút thời gian để thực sự đưa chính mình – cả thân và tâm – vào cuộc họp, thì điều gì có thể thay đổi?

Sẽ thế nào nếu mỗi cuộc họp bắt đầu khi tâm trí của mọi người cũng hiện diện như chính cơ thể họ đang ngồi đó?

Sẽ ra sao nếu cuộc họp kết thúc bằng một khoảnh khắc lắng lại – để suy ngẫm, để ghi nhận và trân trọng thời gian đã cùng chia sẻ?

Và… sẽ thế nào nếu ngay trong cuộc họp tiếp theo, bạn chia sẻ bài viết này với đồng nghiệp của mình, mời mọi người dừng lại vài giây để hít thở, để nhận diện điều đang có mặt trong tâm trí – và rồi… bạn biết cách mà quy trình đó vận hành rồi đấy.

Lược dịch từ bài viết Check in Check out của GS. Fred Kofman tại MIT Sloan School of Management, đăng trên The System Thinker

👉 Tìm hiểu thêm về bộ thẻ Check in - Check out của Tròn Lành - bộ thẻ ra đời với mong muốn giúp các hoạt động Check in - Check out trở nên dễ làm, dễ thực hiện trong buổi họp đội nhóm.